Nové vlastnosti klientů GroupWise 7

Windows klient obsažený v GroupWise 7 je doplněn řadou nových funkcí a vlastností. Najdeme je zejména v oblasti jeho vzhledu, ovládání, zpracování položek, možností kalendáře a vazby na produkt Novell GroupWise Messenger.

První, čeho si zřejmě uživatelé při práci s novým klientem všimnou, je pozměněný vzhled jeho obrazovky. Jsou tu totiž použity větší barevnější ikony a třírozměrná tlačítka se zaoblenými rohy. Při nastavení kurzoru myši na tlačítka, volby a jiné podobné objekty se také bez čekání zobrazují krátké kontextové nápovědy (hinty). A nová je i možnost změnit barevné ladění celého rozhraní klienta. K dispozici je přitom několik barevných schémat, např. výchozí nebeská modrá, olivově zelená, stříbrná apod. Ne že by se v tomto případě jednalo o zásadní přínos, ale práci se systémem GroupWise to uživatelům zřejmě zpříjemní.

Pozornost si však již určitě zaslouží novinky související s ovládáním klienta. Zatímco dosud byl v podstatě jediným prostředkem umožňujícím přímý přístup k požadovaným složkám panel Seznam složek (tzn. strom složek na levé straně obrazovky), nyní lze použít i Navigační panel. Nachází se v horní části obrazovky klienta a obsahuje záložky umožňující rychlý přístup k nejčastěji používaným složkám. Ve výchozím nastavení klienta jsou tu k dispozici záložky Domů, Schránka, Kalendář, Odeslané položky a Kontakty (obr.1), přičemž uživatel může tuto množinu snadno modifikovat.

Díky existenci Navigačního panelu a názornějších ikon, jež pohodlně zpřístupňují požadované složky a akce, se snížil význam panelu Seznam složek a pruhu Hlavní nabídka. V pravé části Navigačního panelu proto najdeme tlačítka, která umožňují rychlou manipulaci se základními panely. Jejich prostřednictvím lze jediným kliknutím skrýt či zobrazit panel Seznam složek, okno běžného zobrazení nebo pruh Hlavní nabídka.

V Navigačním panelu je umístěna i nová záložka Domů. Tato záložka poskytuje uživateli rychlý pohled na nejdůležitější informace potřebné během dne. V jedné obrazovce zobrazuje současně panel kalendáře pro aktuální den, položky kontrolního seznamu a nepřečtené položky (obr.2). Její formu je pochopitelně možné přizpůsobovat potřebám. Lze sem přidat např. panely zobrazující celkový kalendář, libovolné další složky, knihu adres apod. Záložka Domů přitom neslouží jen k získávání informací, jde ji použít i aktivně. Lze odtud např. odpovídat na obdržené zprávy, vytvářet a odesílat připomínky či přidávat položky do kontrolního seznamu.

Řada novinek se také týká zpracování položek (tzn. e-mailů, úkolů apod.). Najdeme mezi nimi kupříkladu rychlou kontrolu pravopisu. Podobně jako u standardních textových editorů je tedy nyní možné i v prostředí GroupWise 7 při vytváření položek kontrolovat jejich text už v průběhu psaní. Kontrola probíhá v poli Věc a v textu položky. Slova, která jsou vyhodnocena jako chybná, jsou okamžitě při psaní označována podtržením červenou vlnovkou. R-klik na označené slovo vyvolá nabídku umožňující nahradit je nabídnutou variantou, ignorovat je nebo je přidat do slovníku. Funkce je implicitně zapnuta, lze ji však kdykoli vypnout (dočasně i trvale).

Další novinkou zpříjemňující zpracování položek představuje označení skupin položek. Zadá-li uživatel v klientu GroupWise 7 požadavek „Zobrazit označení skupin“, zobrazují se mu položky v jeho schránce rozdělené do skupin opatřených záhlavím, což zvyšuje jejich přehlednost. Byly-li např. položky původně seřazeny podle sloupce Od, odpovídají pak skupiny jednotlivým odesilatelům (a jsou po nich pojmenovány).

Pokud si uživatel vytvoří v prostředí GroupWise 7 podpis, vytvoří se jako HTML-podpis. Každý uživatel si může vytvořit jeden nebo několik takových podpisů. K jejich tvorbě slouží jednoduchý HTML editor. Jeho prostřednictvím lze přidávat do podpisů grafiku, obrázky na pozadí, tabulky, provádět formátování apod. Globální podpis pro celou organizaci může vytvořit správce. Ten pak uživatelé nemohou odstranit ani upravit. Podpisy se automaticky ukládají na konec odesílaných položek, přičemž globální podpis je umístěn za uživatelský. Obdobně lze používat i elektronické vizitky (vCard).

Příjemnou novinkou je také možnost vyhledávání příloh zpráv. Je-li příloha zprávy ve formě, kterou GroupWise 7 podporuje, je při vyhledávání textu prohledána nejen zpráva (jako dříve), ale i její přílohy. Požadovanou přílohu lze tedy najít rychle pomocí funkce Hledat a zadáním slov nebo frází, které hledaná příloha obsahuje.

V klientu GroupWise 7 se také nově uplatňuje blokování obrázků v HTML zprávách. Protože obrázky obsažené v některých HTML zprávách mohou být nebezpečné, nejsou nyní ve výchozím nastavení klienta z bezpečnostních důvodů zobrazovány. V rámci ovládání této funkce lze požádat o blokování všech obrázků, neblokování těch, které přišly z adres uvedených ve složce Časté kontakty, nebo neblokování žádných.

Další skupina novinek rozšiřuje možnosti kalendáře. Zde zaujme zejména schopnost GroupWise 7 vytvářet pro jednoho uživatele i více kalendářů. Uživatel si tedy nyní může vytvořit potřebný počet kalendářů a v nich udržovat odděleně např. své profesní aktivity (pracovní úkoly, schůzky apod.), soukromé činnosti (návštěvy přátel, sportovní akce) atd. V zobrazení Kalendář je pak k dispozici souhrnný pohled. Implicitně je zobrazován souhrn všech kalendářů uživatele, lze však požadovat zahrnutí jen některých. Pochopitelně lze prohlížet i jednotlivé kalendáře samostatně. Každému z vytvářených kalendářů se přiřazuje jeho barva. Ta se pak uplatňuje při pohledu do hlavního kalendáře, kde pozadí každé položky má barvu toho kalendáře, v němž je vedena (obr.3).

V kalendářích je také nyní možné plánovat celodenní události. Jedná se o události trvající většinu dne, případně několik dní (nepřítomnost kolegy v kanceláři, vícedenní konference apod.). Při vytvoření celodenní události se její čas implicitně označuje jako volný, může však být samozřejmě změněn na jiný typ (např. Mimo kancelář). Celodenní události jsou zobrazovány v kalendáři v horní části denního rozvrhu.

Nové možnosti nyní poskytuje i doplňkový produkt Novell GroupWise Messenger, což je nástroj pro rychlé zasílání zpráv mezi uživateli (je to výkonnější alternativa k e-mailům). Pokud je tento produkt v organizaci nainstalován spolu s novým klientem GroupWise 7, budou uživatelé schopni zasílat okamžité zprávy osobám uvedeným v jejich Adresáři kontaktů. Mají přitom velmi snadno přístupnou informaci o tom, zda je požadovaná osoba tímto způsobem dostupná. Tato informace má konkrétně podobu ikony, která se zobrazuje v rychlých informacích v Adresáři kontaktů, u přijatých položek v poli Od a u odesílaných položek pro uživatele specifikované v polích Komu, Kopie a Slepá. Když uživatel na tuto ikonu klikne, zobrazí se mu automaticky okno pro okamžité zprávy.

WebAccess je volitelná nadstavbová součást systému GroupWise. Umožňuje uživatelům přístup k většině funkcí GroupWise, a to prostřednictvím webového prohlížeče (tzn. i na dálku přes Internet). Novinky se objevily, jak již bylo naznačeno v úvodu, i u klienta této služby.

Klient pro WebAccess v GroupWise 7 má nyní téměř stejný vzhled, jako Windows klient. Uživatel v něm najde stejné zdokonalené ikony, moderní rozhraní, Navigační panel apod. Nemusí si tedy při svých činnostech vůbec uvědomovat, že právě používá webového klienta a nikoli Windows klienta.

WebAccess teď také umožňuje vytvářet a uchovávat rozpracované položky ve složce Nedokončené. A protože tato složka obsahuje položky ze stejnojmenné složky Windows klienta, mohou uživatelé s těmito položkami pracovat, i když jsou mimo svoji kancelář.

Ve zmiňovaném klientu je také nově zařazena funkce automatického dokončování jmen. Pracuje stejně jako už dříve ve Windows klientu, tzn. při psaní e-mailových adres dokončuje ty, které má uživatel v seznamu Časté kontakty.

Když uživatel používá GroupWise přes Internet, může ale také nemusí mít přístup k aplikacím, které jsou potřebné k otevírání příloh. WebAccess proto nyní obsahuje samostatný prohlížeč příloh, kterým lze číst přílohy, i když na uživatelově počítači není k dispozici originální aplikace (např. MS Word). Díky tomu nemusí mít uživatel instalovány všechny aplikace, jež používá v kanceláři. GroupWise 7 v tomto případě převádí přílohy automaticky do formátu, který podporuje webový prohlížeč. Stačí pak místo otevření nebo uložení přílohy jednoduše požádat o její zobrazení. Pokud GroupWise 7 neumí konverzi provést, vyzve k uložení přílohy na disk.

V prostředí nového klienta pro WebAccess mohou nyní uživatelé také plánovat schůzky, úkoly a připomínky pro sebe i ostatní, mohou používat kontextové nabídky, vyhledávat zprávy vyhovující zadaným kritériím, používat funkci Uchop a táhni atd.

V závěru tohoto článku lze tedy konstatovat, že co se týče novinek obsažených v obou základních klientech systému GroupWise 7, je zřejmé, že vývojáři skutečně přihlíželi k dlouhodobým zkušenostem a připomínkám uživatelů a opět zvýšili užitnou hodnotu pracovního prostředí tohoto produktu. A na úplný konec snad ještě pro jistotu informace, že i v případě těchto klientů je jejich plná lokalizace do češtiny samozřejmostí.

Zpracováno volně podle článku „Cool Clean and Collected: GroupWise 7“ uveřejněného v Novell Connection Magazine 7+8/2005.